Web担当者ゼロの会社が外注先を『管理できない』と感じた瞬間に読む対処法

「ホームページを外注したけれど、何をしているのかわからない」。そんな悩みを持つWeb担当者不在の中小企業が増えています。この記事では、Web担当者・外注・管理・デジタル人材不足という課題をすべて持つ方へ、今日から使える具体的な対処法をお伝えします。

この記事の結論

Web担当者がいない中小企業が外注先を管理できないのは、「仕組みがないから」です。正しい仕組みを作れば、専門知識ゼロでも外注先をコントロールできます。

– 要点1: 管理できない根本原因は「何を確認すべきかわからない」こと
– 要点2: 月1回の定例報告と3つの確認項目で、状況把握は大きく改善できます
– 要点3: デジタル人材不足の今こそ、外注先との関係を「丸投げ」から「パートナー型」に変えるタイミングです

なぜ「管理できない」と感じるのか：根本原因を整理する

管理できないのは、あなたのせいではありません。仕組みがないだけです。

Web担当者不在の会社が外注先に「なんとなく不安」を感じる理由は、大きく3つに分かれます。

① 何を確認すればいいか、基準がない

外注先から「先月のアクセス数は1,200件でした」と言われても、それが多いのか少ないのか判断できない状態が続きます。比較の軸がなければ、報告を受けても安心も不満も生まれません。これが「なんとなく管理できていない感」の正体です。

② 言葉（専門用語）の壁がある

「直帰率（ページを1ページしか見ずに去る割合）が高い」「CVR（問い合わせ率）が低下している」など、外注先が当たり前に使う言葉が理解できないと、報告を聞いても頭に入らないという悪循環が起きます。

③ 「丸投げ」の状態になっている

最初の発注時に「あとはお任せします」と伝えた結果、外注先も自律的に動いてくれています。ただ、依頼した側は何も情報を持っていないため、成果の良し悪しも判断できなくなってしまいます。

⚠️ ポイント: 「管理できない」は知識不足より「仕組み不足」が原因です。正しい構造を作るだけで、大半の不安は解消できます。

外注管理で失敗する会社が共通してやっていること

失敗パターンを知っておくと、自分の状況と照らし合わせやすくなります。

Web担当者・外注管理に関して、多くの中小企業が同じ落とし穴にはまっています。以下の表で確認してみてください。

### 特に注意したい「報告書を受け取るだけ」問題

毎月PDFで報告書が届いている会社の中には、それを読んでいない、あるいは読んでも意味がわからないケースが少なくありません。報告書は読んで質問することで初めて機能します。「先月と比べて何が変わりましたか？」という一言を加えるだけで、外注先との対話が生まれます。

なお、外注先へ最初に依頼するときの確認事項については、ウェブ制作の依頼で押さえておくべきポイントを詳しくまとめた記事もあわせてご覧ください。

Web担当者ゼロでも使える「外注管理の仕組み」3ステップ

仕組みは「シンプルなもの」から始めるほど続きます。

専門知識がなくても機能する管理の流れは、次の3ステップです。

ステップ1：月1回「3つの数字」だけ確認する

毎月、外注先に次の3点だけ聞いてください。

1. 今月のアクセス数と、先月からの増減（増えているか減っているか）
2. 問い合わせ件数（サイトから何件来たか）
3. 先月と今月で変えたこと・試したこと（何かアクションがあったか）

この3点を聞くだけで、「動いているかどうか」の判断ができます。専門用語は一切不要です。

ステップ2：「困ったら誰に何を伝えるか」を決める

外注先との連絡方法と担当者名を、会社の誰か1人（社長でも総務担当でも可）が把握しておきます。「困ったらAさんにメールする」という明確な経路があるだけで、問題が放置されるリスクが大きく下がります。

ステップ3：半年に1回「振り返りの場」を設ける

月次報告とは別に、半年に1回は「この半年どうだったか」を外注先と話し合う時間を作ります。成果が出ているなら継続、出ていないなら改善策を一緒に考える。この「振り返り文化」が、外注先の質を高める最大のポイントです。

外注先を選び直す前に確認したい5つのポイント

「今の外注先を変えるべきか」は、まずこの5点で判断してください。

今の外注先との関係に不満を感じたとき、すぐに乗り換えるのはリスクがあります。まず、以下のチェックリストで現状を整理しましょう。

✅ 外注先の見直しチェックリスト

• [ ] 月1回以上、成果の報告がある
• [ ] 質問をしたら1〜2営業日以内に返答がある
• [ ] サイトの変更依頼に、2週間以内に対応してもらえる
• [ ] 「今のサイトの問題点」を聞いたとき、具体的な答えが返ってくる
• [ ] こちらの業種・商品・お客様のことを理解しようとしている

3つ以上「×」なら、外注先の見直しを検討する価値があります。

サイト制作後の「放置問題」にも注意

ホームページを作って終わり、という外注先も少なくありません。サイトは作ったあとのSEO（検索で見つかるための対策）や広告運用が成果につながります。制作だけで終わっているケースは、Web集客がうまくいかない原因と解決策を整理した記事で確認してみてください。

また、「そもそも自社でサイトを作るべきか、外注すべきか」で迷っている方は、ウェブ制作を自分でやるか外注するかの判断基準をまとめた記事も参考になります。

デジタル人材不足時代の新しい外注先との付き合い方

Web担当者・外注・管理という課題の背景には、デジタル人材不足という構造的な問題があります。

2026年現在、中小企業のデジタル人材不足は深刻です。「社内にWeb担当者を置きたいけれど採用できない」という会社が大半で、外注に頼らざるを得ない状況が続いています。だからこそ、外注先との関係の作り方が以前より大切になっています。

「発注者」から「パートナー」への意識転換

外注先を「安く使う業者」として見るか、「自社のWeb部門の一員」として見るかで、関係の質が変わります。パートナーとして接すると、外注先も自主的に改善提案を持ってきてくれるようになります。

具体的には：

• 「会社のこと」「お客様のこと」を外注先に積極的に伝える
• 成果が出たときに「ありがとう」と伝える（当たり前ですが効果大）
• 長期目線で付き合うことを最初に伝える

静岡の中小企業に多い「東京の大手に頼んで後悔」パターン

地方の中小企業が東京の大手制作会社に依頼して、「担当者と直接話せない」「修正に2〜3週間かかる」という不満を抱えるケースがあります。地元に根ざした外注先は、対応の速さとコミュニケーションのしやすさという点で、大きな強みを持っていることが多いです。

価格・対応速度・地域密着性をあわせて評価することが、外注先選びで後悔しないコツです。

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